Veröffentlicht am: 14.07.2022 um 13:50 Uhr:
Tipp: Wie Sie anderen etwas schnell und effizient erklären
» Starten Sie nicht bei null
Bevor Sie mit Ihren Erklärungen loslegen, fragen Sie! Finden Sie heraus, was der andere schon weiß. Knüpfen Sie daran an, damit ersparen Sie sich eine Menge überflüssiger Worte. Fragen Sie als hilfsbereiter Passant die Touristen, ob die einen zentralen Punkt der Stadt kennen, und erklären Sie den Weg von dort aus. Erkundigen Sie sich als Arzt, ob Ihre Patientin den Begriff „Endoskopie“ kennt. Testen Sie als Kursleiter zu Beginn (und auch danach in regelmäßigen Abständen) den Wissensstand Ihrer Teilnehmer.
Wenn Sie als Bankberater, Arzt usw. immer wieder mit denselben Personen zu tun haben: Merken Sie sich von Ihren Kunden/Patienten nicht nur den Namen, und Krankheiten oder Vermögensverhältnisse. Notieren Sie sich, wenn Ihr Gegenüber etwas über Beruf, Hobby oder Familie erzählt. Das sind beim nächsten Mal gute persönliche, unter Umständen aber auch fachliche Anknüpfungspunkte.
simplify-Tipp: Sagt der Betreffende, dass er sich „schon ganz gut auskennt“, fragen Sie ruhig, woher. Je nach Quelle („Habe ich im Internet in irgendeinem Forum gelesen“ – „War vor einigen Jahren schon mal in Erfurt“) müssen Sie möglicherweise falsche oder veraltete Informationen geraderücken.
Klären Sie, was genau der andere wissen will
„Wie komme ich von hier zum Kunstmuseum?“ – „Was passiert eigentlich bei der Darmspiegelung?“ – „ Wie funktioniert ein Windrad?“ – Hinter jeder Frage können sehr unterschiedliche Bedürfnisse stecken: nur eine kurze Information, eine ausführliche Erklärung, eine konkrete Handlungsanweisung, eine solide Entscheidungsgrundlage oder einfach nur ein Gesprächsaufhänger.
Finden Sie heraus, was hinter einer Frage steckt. Höflicher als das direkte „Warum wollen Sie (willst du) das wissen?“ ist eine Frage à la: „Möchten Sie schnell hinkommen oder auf dem Weg auch etwas von der Stadt sehen?“ – „Haben Sie Zweifel, ob Sie die Untersuchung machen lassen sollen?“ – „Brauchst du das für dein Referat oder interessiert dich das nur so?“
simplify-Tipp: Gerade bei Ihren Lieblingsthemen laufen Sie Gefahr, Ihren Gesprächspartner mit Einzelheiten zu überschütten. Finden Sie heraus, wie groß der Wissensdurst des anderen ist, indem Sie sich erkundigen, wie lange er in etwa darüber sprechen möchte.
Erkundigen Sie sich, wie groß das Interesse des anderen ist. Beispiel: Ihr neuer Nachbar fragt Sie, wie Sie Ihr Haus seinerzeit energetisch renoviert haben. Mit „Soll ich’s in 5 Sätzen sagen, oder wollen wir uns einmal für einen Abend verabreden?“ klären Sie sein Interesse.
Geben Sie’s schriftlich
Ein Arzt muss immer wieder erklären, was am Operationstag zu beachten ist. Ein Seelsorger soll immer wieder
den Ablauf einer Taufe oder einer Hochzeit darstellen. Ein Architekt kommt nicht darum herum, beim ersten Bauherrentermin immer wieder dieselben grundlegenden Infos zu geben usw.
Da lohnt es sich schnell, ein übersichtliches Infoblatt mit den wichtigsten Punkten zu entwerfen. Wichtig: Machen Sie’s kurz, maximal 1 DIN-A4-Seite, und geben Sie’s den Leuten möglichst vor dem Gespräch zu lesen. Vereinbart ein Kunde mit Ihnen einen Beratungstermin, schlagen Sie ihm vor, ihm diese Kurzinformation per E-Mail zuzusenden. Oder bieten Sie das Blatt zur Überbrückung einer Wartezeit an. Damit Sie im Gespräch selbst nicht von falschen Voraussetzungen ausgehen, fragen Sie ruhig nach, ob der andere „die Gelegenheit hatte“, die Informationen zu lesen.
Überprüfen Sie Ihr Infoblatt regelmäßig auf Aktualität. Erweitern Sie es um einen Abschnitt mit FAQs (häufig gestellten Fragen). Auch wenn nicht jeder das Infoblatt tatsächlich aufmerksam lesen wird: Die Zeit, die Sie für die Erstellung und Fortentwicklung benötigen, wird sich schnell amortisieren.
simplify-Tipp: Legen Sie auch für Ihren eigenen Gebrauch Checklisten an, die Sie sich für Informationsgespräche zu Standardthemen parat legen. Gerade wenn Sie viel Routine haben und etwas „schon 1000-mal“ erklärt haben, kann es Ihnen leicht passieren, dass Sie manche wichtige Einzelheit vergessen.
Seien Sie offen für Fragen
Erkundigen Sie sich nicht nur am Ende „Haben Sie noch eine Frage?“, sondern ermutigen Sie Ihr Gegenüber von vornherein, zwischendurch zu fragen.
Bremsen Sie notorische Quassler aus, indem Sie sich vorbehalten, eine Antwort für später aufzuheben. Vielen Menschen fällt hinterher ein, was sie fragen möchten. Bauen Sie in Ihre Erklärung kurze Nachdenkpausen für Ihr Gegenüber ein – und sei es dadurch, dass Sie zwischendurch aufs Örtchen verschwinden. Oder bieten Sie Möglichkeiten an, diese Fragen auch später loszuwerden: „Wenn Ihnen noch eine Frage einfällt, schicken Sie mir eine Mail.“ – „Zu Beginn der nächsten Kursstunde haben Sie noch Gelegenheit zum Fragen.“
simplify-Tipp: Auch wenn Sie nach außen hin keine Miene verziehen – Ihr Gegenüber spürt, wenn Sie innerlich genervt die Augen verdrehen („So eine blöde Frage!“ – „Warum checkt der das denn nicht?“). Erinnern Sie sich an ein Schulfach, das Sie schlichtweg nicht interessiert hat und in dem Sie folglich immer schlechte Noten hatten. Oder denken Sie an eine Fähigkeit, die Sie gerne erworben hätten, mit der es aber nie so richtig geklappt hat. Das wird Ihnen helfen, Ihrem Gegenüber die nötige Achtung und Geduld entgegenzubringen. «
Quelle: Dr. Ruth Drost-Hüttl im Newsletter "simplify aktuell: einfach glücklicher" vom 21. Oktober 2019